Nos astuces pour la tenue d’un registre des déplacements conforme aux exigences de l’ARC

En tant que travailleur autonome, tenez-vous un registre des déplacements pour l’utilisation de votre véhicule aux fins de l’entreprise? Si ce n’est pas le cas, c’est une pratique que vous devriez envisager pour tirer profit de l’allocation pour vos frais de kilométrage.

Si l’Agence du revenu du Canada (ARC) procède à une vérification et que vous n’avez pas de registre, elle pourrait refuser la déduction de vos dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule. Suivre notre guide et nos astuces sur la tenue de registre des déplacements vous assure que l’ARC n’aura aucune raison de ne pas vous rembourser le montant auquel vous avez droit. L’ARC stipule que la tenue d’un registre des déplacements est la meilleure justification dont vous pouvez disposer en cas de vérification.

Qu’est-ce qu’un registre des déplacements?

Un registre des déplacements, également appelé carnet de route, est un registre des kilomètres parcourus avec votre véhicule. Si vous utilisez le même véhicule pour vos déplacements professionnels et personnels, votre registre doit consigner les trajets de ces deux types de déplacements. Vous devez consigner les deux pour être en mesure de prouver le montant des dépenses liées exclusivement à l’utilisation du véhicule aux fins d’entreprise. 

Pour chaque trajet, vous devez noter au registre la date, la raison du déplacement, la destination et la distance parcourue en kilomètres. Veillez aussi à inscrire le kilométrage indiqué au compteur au début et à la fin de l’année d’imposition. Consultez notre modèle de registre des déplacements gratuit pour en voir un exemple ou téléchargez l’application Driversnote pour en faire l’essai.

En fonction de votre situation, la façon de tenir un registre peut varier. Au Canada, il existe deux méthodes différentes pour tenir un registre de vos déplacements. Poursuivez votre lecture pour déterminer la méthode qui s’applique le mieux à votre situation.

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La méthode du registre complet

Utiliser la méthode du registre complet suppose que vous consignez tous vos kilomètres parcourus dans un registre des déplacements pour étayer les déductions de vos frais de kilométrage.

Si vous utilisez cette méthode, vous devez consigner la totalité des kilomètres parcourus par le véhicule, ainsi que tous les kilomètres parcourus aux fins d’entreprise. Vous devez donc consigner l’ensemble des kilomètres parcourus et les classer comme déplacement personnel ou professionnel.

Selon l’ARC, vous ne pouvez déduire que les dépenses raisonnables appuyées par des reçus. Pour justifier les frais de déplacement, vous devez consigner assidûment les renseignements suivants:

• La date du déplacement
• La destination
• La raison du déplacement
• Le nombre de kilomètres parcourus
• Le kilométrage au compteur pour chaque véhicule au premier et au dernier jour de l’année d’imposition
• Tout changement de véhicule 

Consigner ces renseignements doit devenir une habitude bien ancrée pour vous assurer d’avoir en main toute la documentation exigée par l’ARC. En utilisant une application de suivi du kilométrage, la plupart de ces renseignements s’enregistrent automatiquement, ce qui peut vous faire économiser beaucoup de temps.

La méthode du registre simplifié

La méthode du registre simplifié consiste à établir une année de référence. Cela signifie que vous devez tenir un registre des déplacements pendant 12 mois dont vous pourrez extraire un échantillon d’une période représentative de trois mois pour extrapoler l’utilisation du véhicule aux fins d’entreprise sur une année complète. Les renseignements à consigner sont les mêmes que pour la méthode du registre complet.

L’ARC propose la formule suivante pour effectuer le calcul de la méthode du registre simplifié:

(% de la période représentative ÷ % de l’année de référence) × % annuel de l’année de référence = utilisation aux fins de l’entreprise calculée annuellement

Quels autres documents justificatifs sont requis en plus du registre des déplacements?

Pour obtenir toutes les déductions auxquelles vous avez droit, vous devez conserver les reçus de toutes les dépenses que vous souhaitez vous faire rembourser. Vous devez garder les reçus pour l’ensemble des réparations, des frais d’entretien et des péages, et pour toute autre dépense considérée comme raisonnable. Voici quelques exemples de dépenses jugées raisonnables:

• L’essence
• Le permis et les droits d’immatriculation
• Les primes d’assurance
• L’intérêt sur un prêt
• Les frais de location
• L’entretien et les réparations

Pendant combien de temps dois-je conserver mes registres de déplacement?

Nous vous recommandons de conserver vos registres pendant une période de six ans suivant la date de soumission de votre déclaration de revenus. Cette règle s’applique aussi bien à un travailleur autonome qu’à un salarié.

Si vous utilisez la méthode du registre simplifié, vous devez conserver le registre de l’année de référence pendant six ans à compter de la fin de l’année fiscale la plus récente s’appuyant sur cette année de référence. Par exemple, si vous avez défini votre année de référence en 2018 et que vous l’avez utilisée pour votre année d’imposition en 2020, vous devez conserver le registre de l’année de référence jusqu’en 2026.

Astuces supplémentaires pour tenir un registre

• Ne sautez pas un jour. Pour vous assurer de l’exactitude de vos registres, nous vous recommandons de vérifier tous les jours si vous avez consigné adéquatement vos trajets. Si ce n’est pas possible de le faire quotidiennement, faites-le au moins une fois par semaine.
• Gagnez du temps en utilisant une application de suivi du kilométrage plutôt qu’un fichier Excel ou un carnet de notes en version papier.
• N’hésitez pas à demander de l’aide. Si quelque chose vous échappe, contactez une personne-ressource pour vous aider comme un comptable, un teneur de livres ou un représentant de l’ARC.
• Faites une copie de sauvegarde! Ce n’est peut-être pas nécessaire si vous utilisez une application pour le suivi du kilométrage, car vos données sont généralement stockées de façon sécuritaire dans le nuage même si vous perdez votre téléphone. Veillez cependant à toujours garder une copie de sauvegarde de vos fichiers Excel ou carnets de route en version papier.

Pour en savoir plus sur la tenue d’un registre des déplacements adéquat et sur toutes les exigences de l’ARC pour 2022, consultez la mise à jour de notre guide de l’ARC. Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise ou travailleur autonome, vous pouvez tenir un registre des déplacements en notant tous les renseignements pertinents dans un carnet de route en version papier ou dans un fichier Excel, mais il est plus facile d’utiliser une application de suivi du kilométrage pour simplifier le processus.

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