Modèle de registre des déplacements gratuit — Excel et PDF

Vous devez tenir des registres conformes aux exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC) afin de pouvoir réclamer le remboursement de vos frais de kilométrage auprès de votre employeur. Cet article vous renseignera sur les questions les plus fréquemment posées sur la tenue d’un registre des déplacements et vous fournira un modèle de registre gratuit que vous pourrez utiliser pour le suivi de votre kilométrage. Ce modèle inclut la formule pour calculer vos déductions selon les taux par kilomètre établis par l’ARC pour 2024.

Télécharger le modèle de registre des déplacements — PDF, Excel, Google Sheets

Appuyez sur l’un des boutons ci-dessus pour télécharger gratuitement le modèle de registre Excel, Google Sheets ou PDF (version imprimable) offert par Driversnote.

Les fichiers Excel et Sheets contiennent un exemple de registre de kilométrage qui vous indique comment le registre doit être rempli. Utilisez l’onglet Modèle pour obtenir une version vierge du registre que vous pourrez utiliser pour consigner vos propres déplacements. 

Lorsque vous utilisez les registres gratuits Excel ou Sheets, une formule est déjà intégrée pour calculer vos frais de kilométrage en fonction du taux par kilomètre établi par l’ARC pour l’année 2024 pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus. Si vous utilisez plutôt la version PDF imprimable, vous devrez effectuer manuellement les calculs.

Une autre solution encore plus efficace pour consigner vos déplacements est l’application de suivi du kilométrage de Driversnote, d’ailleurs recommandée par les comptables du Canada.

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Que doit contenir le registre des déplacements?

L’ARC définit des règles précises sur les éléments que doit contenir votre registre des déplacements. Elle nécessite un compte rendu détaillé de vos trajets et la meilleure façon de satisfaire à cette exigence consiste à tenir un registre de vos déplacements. Vous devez donc consigner tous les kilomètres que vous parcourez et précisez s’il s’agit d’un déplacement pour affaires ou pour des raisons personnelles. 

Que vous soyez travailleur autonome ou salarié, vous devez indiquer les éléments suivants pour chaque trajet :

• La date
• La destination
• Le but du voyage
• Le nombre de kilomètres parcourus

Utiliser le modèle de registre des déplacements en tant que travailleur autonome

En tant que travailleur autonome, vous pouvez déduire les dépenses réelles d’utilisation d’un véhicule que vous avez engagées dans le but de gagner un revenu d’entreprise. Si vous utilisez le véhicule exclusivement aux fins de l’entreprise, vous pouvez déduire tous les frais qui y sont liés. Si vous utilisez le véhicule à la fois pour des déplacements pour affaires et personnels, vous ne pouvez déduire que les dépenses correspondant au pourcentage d’utilisation aux fins d’entreprise. Vous devez tenir un registre de vos déplacements pour affaires et personnels pour être en mesure de calculer le pourcentage d’utilisation aux fins d’entreprise.

Vous n’aurez pas à utiliser le montant des frais de kilométrage calculé dans le modèle de registre; le pourcentage d’utilisation du véhicule aux fins d’entreprise suffira pour calculer le pourcentage des dépenses réelles que vous pouvez déduire.

Selon l’ARC, vous pouvez déduire les frais d’utilisation et d’entretien du véhicule, à condition qu’ils soient raisonnables. Ces frais comprennent :

• Les droits d’immatriculation et les permis
• L’essence et l’huile
• L’électricité pour les véhicules zéro émission
• Les primes d’assurances
• L’entretien et les réparations
• Les frais de location
• L’intérêt sur l’argent emprunté pour acheter un véhicule à moteur

Si vous utilisez plus d’un véhicule pour gagner votre revenu, gardez en tête que vous devez tenir un registre distinct pour chaque véhicule. Vous pouvez facilement dupliquer le modèle de registre des déplacements offert dans cet article pour consigner le kilométrage de vos différents véhicules.

Consultez cet article pour en savoir plus sur la tenue de registres et les déductions des frais de kilométrage pour un travailleur autonome.

Utiliser le modèle de registre des déplacements en tant que salarié

Si vous êtes un salarié, gardez à l’esprit qu’à l’exception des exigences mentionnées précédemment, vous pourriez avoir à consigner des renseignements supplémentaires à la demande de votre employeur.

Si vous utilisez votre automobile personnelle pour des activités liées à votre travail, vous pouvez généralement recevoir une allocation ou obtenir des déductions fiscales pour des dépenses relatives à votre véhicule. Voici quelques exemples de déplacements liés à votre emploi :

• Participer à des rencontres ou assister à des conférences en dehors du lieu de travail habituel
• Aller chercher des fournitures ou livrer des colis
• Se rendre d’un endroit à un autre, par exemple du bureau d’un client à un lieu de travail, pendant ses déplacements quotidiens habituels

Dans la plupart des cas, le remboursement des frais de kilométrage pour vous rendre de la maison au travail est exclu. 

Pour en savoir plus sur le remboursement des frais de kilométrage pour un salarié, consultez cet article.

Utiliser le modèle de registre des déplacements pour calculer vos frais de kilométrage

Une formule est déjà intégrée dans les fichiers Excel et Sheets du modèle de registre des déplacements pour calculer automatiquement vos frais de kilométrage. 

Il est à noter que ces feuilles de calcul utilisent le taux par kilomètre établi par l’ARC pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus.

Le taux pour l’année 2024 est de 0,70 $ pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus et de 0,64 $ pour chaque kilomètre suivant.

Par exemple : Vous avez consigné votre kilométrage pour le mois de janvier 2024 au cours duquel vous avez parcouru 175 kilomètres pour affaires. Votre employeur vous verse une allocation de 0,70 $ par kilomètre, soit le taux par kilomètre défini par l’ARC pour 2024. Pour calculer le montant de vos frais de kilométrage, multipliez le nombre de kilomètres par le taux :

[km] * [taux], ou 175 km * 0,70 $ = 122,50 $

Suivi du kilométrage pour les entreprises

Vous avez besoin d’une solution pour l’ensemble de votre équipe? Essayez Driversnote pour les équipes. L’utilisation du modèle de registre des déplacements présenté ci-dessus peut suffire aux membres de votre équipe pour consigner leur kilométrage, mais notre application peut vous faire gagner, à vous et vos employés, un temps précieux grâce aux fonctionnalités suivantes :

• Recevoir des rapports de kilométrage précis et réguliers de la part de votre équipe
• Approuver ou refuser des rapports de kilométrage dans la seconde
• Ajouter, supprimer et gérer les rôles des utilisateurs à tout moment
• Utiliser Driversnote pour le suivi automatique du kilométrage de vos employés pour leur économiser le temps nécessaire à la saisie manuelle des données

Pendant combien de temps devez-vous conserver un registre des déplacements?

L’ARC exige que vous conserviez vos registres pour une période de six ans suivant la date de soumission de votre déclaration de revenus, que vous soyez un contribuable ou un travailleur autonome, dans l’éventualité où elle aurait besoin de vérifier une déclaration.

Registres des travailleurs autonomes

Si vous êtes travailleur autonome et que vous adoptez la méthode du registre simplifié, vous devez conserver le registre de votre année de référence pendant six ans à compter de la fin de l’année fiscale la plus récente s’appuyant sur cette année de référence. Par exemple, si vous avez défini votre année de référence en 2018 et que vous l’avez utilisée pour déterminer l’utilisation d’un véhicule à des fins commerciales en 2020, vous devez au moins conserver le registre de l’année de référence jusqu’en 2026.

Registres d’un salarié

En tant que salarié, on pourrait éventuellement vous demander de vérifier vos dépenses, ce qui pourrait pour différentes raisons inclure votre kilométrage. Il est conseillé de garder une copie des documents que vous avez soumis à votre employeur, puisqu’une telle situation peut survenir sans que vous en soyez nécessairement responsable. 

Utiliser le modèle de registre des déplacements Excel ou PDF

L’un des moyens les plus simples de consigner votre kilométrage est d’utiliser le modèle de registre Excel ou PDF. Vous pouvez les remplir sur votre ordinateur, mais il peut être moins pratique de le faire sur votre appareil mobile. N’oubliez pas que la modification d’un PDF n’est pas possible à partir de toutes les applications.

Avantages : Utiliser un modèle de registre des déplacements vous donne le plein contrôle, vous permet d’ajouter manuellement des renseignements et de choisir les éléments que vous voulez inclure. C’est une méthode pratique si vous souhaitez avoir une idée générale du nombre de kilomètres que vous parcourez. 

Inconvénients : Vous risquez de commettre des erreurs, car il devient difficile de se souvenir de tous les détails relatifs à vos déplacements lors d’une journée de travail. Vous devez être très rigoureux, puisque vous voudrez déclarer votre kilométrage le plus précisément possible à l’administration fiscale ou à votre employeur. Tenir un registre dans un fichier PDF ou Excel implique des tâches manuelles et peut prendre beaucoup de temps.

Utiliser un outil de suivi automatique du kilométrage

En utilisant une application de suivi du kilométrage, vous obtenez un rapport détaillé de tous vos trajets que vous pouvez exporter sous forme de fichier PDF ou Excel pour le transmettre à votre employeur ou à votre comptable. Ce rapport contient tous les renseignements nécessaires pour l’ARC et il est prêt à être utilisé comme preuve pour appuyer les demandes de remboursement ou les déductions fiscales. Le plus intéressant est que vous n’avez pas à calculer quoi que ce soit, puisque l’application calcule tous les frais de kilométrage pour vous.

Driversnote peut faire le suivi automatique de vos trajets, ce qui est parfait pour ceux qui oublient parfois de consigner leurs déplacements. L’application vous assure de toujours avoir accès à vos rapports de kilométrage, car ils sont stockés en ligne de façon sécuritaire. Si vous décidez d’utiliser le modèle de registre fourni dans cet article, veillez à en faire une copie de sauvegarde en cas de perte du fichier principal.